仕事がはかどるメールの書き方 その2

最近はメールより、skype はグループウェアのチャットツールを使うことが増えているとききます。

しかし、やはり、最後の砦はメールだと考えられます。

メールはさっさと送って仕事を片付けてしまいましょう!

仕事が片付くメール その2です。

 

鉄板メールをテンプレートに

仕事でメールを使っていると、決まったパターンがいくつかできてきます。

 

同じような内容のメールなのにゼロから書き出すのは時間がもったいないです。

 

明日、自分の鉄板メールを取り出して、何種類かをテンプレートとして保存しておきましょう。

 

  • お礼メール
  • 謝罪メール
  • 依頼メール

 

などです。

 

もっといい表現を見つけた!というときは表現集としても取っておきましょうね。

 

それから、取引先や同僚が書いた「いいメール」も取っておいて、利用するといいでしょう。

 

真似するのが上達の始まりです!

 

依頼のメールには期限を入れる

依頼のメールには期限を入れておきます。

 

そうすることで、相手も身が入りますし、カレンダーに記入をしてくれたり、より記憶に残ります。

 

その場合はこのように書きます。

 

I would appreciate if you could send your reply within this week.

 

Please reply by Nov. 18.

 

 

署名はバカにできません!

メールの最後に署名をつけていますか?

 

受け取るメールには名前しかないものもよくありますが、ご自分の署名は詳しいものを設定することをおすすめします。

 

  • 名前
  • 会社名
  • 部署名
  • 住所
  • 電話番号
  • email アドレス

 

自分の名前の後ろに (Ms.) などと書いておくと、返信のときに相手が悩まなくてすむのでいいですよ。

例)

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Akiko Kobayashi (Ms.)

ABC Corporation

Marketing Dept.

xx-xx-xx Setagayaku,

Tokyo, Japan

e-mail : akobayashi@abccorp.com

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まとめとして

メールも最後には慣れですが、意識をしないといつまでたっても素人っぽいメールになってしまいます。

 

少しでも読まれやすく、またあとで読んでもわかりやすい、そして検索しやすいメールを作成できるようにしましょう!

 

メールの相手ともだんだん打ち解けてきたら、冗談なども交えられるといいですね!

 

 

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小林 明子

発音矯正もできる英語コーチ。「今度こそ英語をマスターする!」という英語学習者に寄り添い、目標達成に導く。楽しんで英語の勉強を続ける方法を伝え、多くの英語学習者で悩みを解決すべく活動中。