仕事がはかどる英語のメールの書き方 その１
仕事のメール、忙しい人ほど膨大な量を受け取ると思います。
英語であれば、読むのも時間がかかりますが、英語で書くのにますます時間を費やすことになります。
ここでは、仕事のスピードを加速させる英文メールのルールをご紹介しますね！
もくじ
英文メール Subject (件名) をわかりやすくするのは相手への思いやり
英文メールでも日本語のメールでも同じですが、件名を大事にしてください。
なぜなら、ここで読まれるか読まれないか、が決まってくるからです。
ビジネースのメールでも相手に率先して読んでもらうには…
を意識して、わかりやすい、また、あとで検索しやすいタイトルが望ましいです。
それなのに、なぜかなおざりなメール件名をよく見かけます。
たとえば、Meeting や Quote など一言で終わっている件名も見かけます。
あるいは長くて暗号のようなものも…
仕事のメールですから、仕方なく読むには読みますが、あまり乗り気がしません。
デキる人のメールは件名がしっかりしています。
件名に製品名や日付など、より具体的な内容が盛り込まれていていると、「お！デキるな、おぬし！」と思って読んでもらえることでしょう。
また、メールの件名の冒頭に下記のように付け加えるのもわかりやすくなります。
Request:
Reminder:
Notice:
英文メールなのに… 日本語環境でいるために起こってしまうこと 全角注意
英文メールの中にあってはならない、不思議な現象があります。
なぜかたまに見かける英文メール内の「突然の全角」！
もしかしたら、現在の PC 環境では英語環境でも表示されるのかもしれませんが、全角の文字を入れないように注意をしてください。
相手側には文字化けとして表示される場合があります。
スペースも全角と半角がありますので、意識が必要です。
英語のメールを作成しているときは、常に半角で統一すれば大丈夫なはずですが、途中で他のソフトで日本語を使ったりしたあとでメールに戻ったとき、全角になってしまったりするようです。
英語で「いつもお世話になっております」は？？ なんて悩まない
日本語メールで冒頭にある、「お世話になっております」
はい、悩まないでください！英語にしなくてOKです！
Dear Jennifer,
Hi David,
と、あっさりはじめましょう。
そのかわり、ちょっとした挨拶を入れます。
I hope you are doing well.
It was nice seeing you last week.
などです。
英語のメールの本文 順番に気を配る！
英文メールの本文はまわりくどくならないようにします。
結論を先に述べて、理由や背景などが必要であれば簡潔に述べるといいでしょう。
「〜についてですが」
With regards to ~
Regarding ~
などを使うと書きやすいです。
例）
Regarding the order we placed yesterday, ~
本文に使う表現、まだ少しありますが長くなりましたので、別投稿で説明します！
まとめとして
メールで気をつけることのベースとなるのが書き方によって相手を迷わせない、ということです。
件名でも、本文でも、途中で ”ん？” というひっかかりがあると、もらえる返信が先延ばしになってしまうからです。
件名も本文も読む側の気持ちになって書きましょう。
日本語のメールでも同じですが、英語のメールでは、中身重視、そして簡潔にが基本です。
冒頭でどのような内容なのかがわかるようにします。
速く作成できて、早く返事がもらえるメールをかくようにしましょうね！
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発音矯正もできる英語コーチ。「今度こそ英語をマスターする！」という英語学習者に寄り添い、目標達成に導く。楽しんで英語の勉強を続ける方法を伝え、多くの英語学習者で悩みを解決すべく活動中。