仕事がはかどるメールの書き方 その1

仕事のメール、忙しい人ほど膨大な量を受け取ると思います。

そして、そのメールの処理で、ますます時間を費やすことになります。

仕事のスピードを加速させる英文メールのルールをご紹介しますね!

 

Subject (件名) をわかりやすくするのは相手への思いやり

ブログを書くとき、件名はとても悩むものの一つです。

 

なぜなら、ここで読まれるか読まれないか、がきまってくるからです。

 

ビジネースのメールでも相手に率先して読んでもらうには

を意識して、わかりやすい、また、あとで検索しやすいタイトルが望ましいです。

 

それなのに、なぜかなおざりにされているのをよく見かけます。

 

たとえば、MeetingQuote など一言で終わっている件名も見かけます。

 

あるいは長いが、暗号のようなものも…

 

仕事のメールですから、読むには読みますが、あまり乗り気がしません。

 

デキる人のメールは件名がしっかりしています。

 

件名に製品名や日付など、より具体的な内容が盛り込まれていていると、

 

「お!デキるな、おぬし!」と思って読んでもらえることでしょう。

 

また、冒頭に下記のように付け加えるのもわかりやすくなります。

 

Request:

Reminder:

Notice:

 

日本語環境でいるために起こってしまうこと 全角注意

あまりないことだと思うのに…

なぜかたまに見かける「突然の全角」

 

もしかしたら、現在の PC 環境では英語環境でも表示されるのかもしれませんが、全角の文字を入れないように注意をしてください。

 

相手側には文字化けとして表示される場合があります。

 

スペースも全角と半角がありますので、意識が必要です。

 

ずっと半角で統一すれば大丈夫なはずですが、途中で他のソフトで日本語を使ったりしたあとでメールに戻ったとき、全角になってしまったりするようです。

 

 

「いつもお世話になっております」英語でなんていうのと悩まない

日本語メールで冒頭にある、「お世話になっております」

はい、英語にしなくてOKです

 

Dear Jennifer,

Hi David,

 

であっさりはじめましょう。

そのかわり、ちょっとした挨拶を入れます。

 

I hope you are doing well.

It was nice seeing you last week.

 

などです。

 

何についてのメールなのかを最初にはっきりさせる

本文の中身はまわりくどくならないようにします。

 

結論からはじめ、理由や背景などが必要であれば簡潔に述べるといいでしょう。

 

「〜についてですが」

With regards to ~

Regarding ~

 

などを使うと書きやすいです。

 

例)

Regarding the order we placed yesterday, ~

 

本文に使う表現、まだ少しありますが長くなりましたので、別投稿で説明します!

 

まとめとして

メールで気をつけることのベースとなるのが書き方によって相手を迷わせない、ということです。

 

件名でも、本文でも、途中で ”ん?” というひっかかりがあると、もらえる返信が先延ばしになってしまうからです。

 

件名も本文も読む側の気持ちになって書きましょう。

 

日本語のメールでも同じですが、英語のメールでは、中身重視、そして簡潔にが基本です。

冒頭でどのような内容なのかがわかるようにします。

 

速く作成できて、早く返事がもらえるメールをかくようにしましょうね!

 

 

 

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小林 明子

発音矯正もできる英語コーチ。「今度こそ英語をマスターする!」という英語学習者に寄り添い、目標達成に導く。楽しんで英語の勉強を続ける方法を伝え、多くの英語学習者で悩みを解決すべく活動中。